源泉徴収票 (Form W-2)

 

源泉徴収票(Form W-2)は会社が従業員に対して発行する証明書で、課税当該年度期間中に支払われた給与、源泉徴収された所得税、社会保障税、医療保険税、及び福利厚生などが記載されている用紙です。源泉徴収票とは別に雇用主は、源泉徴収集計票Form W-3)を各源泉徴収票のCopy A 部分と一緒に社会保障庁に提出する事も義務付けられています。

給与などの報酬が従業員以外(下請け業者、委託業者など)に支払われた場合は、源泉徴収票の代わりに雑収入報告書Form 1099-MISC)を発行する必要があります。

 
発行義務

全ての雇用主は以下の従業員に対して源泉徴収票を発行する義務があります。

  • 一人に付き年間 $600 以上の給与を支払った場合
  • 金額に関わらず源泉徴収を行った場合

 
 
[ 各用紙の使用目的 ]

用紙 使用目的
 Copy A  社会保障庁(Social Security Administration)への連絡目的
 Copy B  連邦個人所得税申告の際に使用
 Copy C  従業員控
 Copy D  雇用主控
 Copy 1  州当局への連絡目的
 Copy 2  州個人所得税申告の際に使用

 
[ 発行期日 ]

期日 発行・送付先

1月31日

 Copy B, C と 2 を1月31日までに従業員に送付する必要があります。

2月28日

 Copy A を2月28日までに社会保障庁に送付する必要があります。
(電子申告の場合は3月31日)

 
電子申告義務

年間250枚以上発行する雇用主は、電子申告にて源泉徴収票を発行する事が義務付けられています。なお電子申告で発行手続きを行った場合同じ情報が自動的に社会保障庁に送られるため、別途源泉徴収集計票Form W-3)を報告する必要はありません。紙で源泉徴収票を発行する場合には、従来どおり源泉徴収集計票 を社会保障庁へ提出する必要があります。

 
記載内容が間違っている場合

源泉徴収票に記載されている情報(名前、住所、社会保障番号納税者番号、給与額、源泉額など)に誤りがある場合には、誤っている箇所を雇用主に伝え、修正用の源泉徴収票(Form W-2c)を発行してしてもらう必要があります。

社会保障番号(Social Security Number)にて申告を行う場合、用紙に記載される名前が社会保障庁に登録さている名前と一致する必要があります。そのため結婚後に苗字を変更されても社会保障庁で変更手続きを行っていない場合には、登録されている旧姓で用紙を発行してもらう必要があります。

 

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